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              辦公室

              辦公室工作職責

              1.安排各種行政會議。負責會議記錄及文件、報告、計劃、總結等文字材料的起草;負責會議紀要、決議的印發,并督促檢查執行,及時向校長匯報情況。協助校長處理日常行政事務工作,經常與職能部門溝通。 2. 做好來訪、參觀等內外賓接待工作,做到安排周密,妥當,熱情。
              3. 做好各種文件的收發,登記,編號,傳閱,收回及保管工作,針對文件內容,提出擬辦意見,對上級和有關單位的通知及時匯報有關領導,并請示辦理意見。
              4. 做好文件的打印裝訂工作,要準確及時,無特殊情況不得拖延。
              5. 做好全校各門類檔案的指導、收集、整理、立卷、存檔工作,執行保密制度。
              6. 對校領導交辦的臨時性工作要盡快完成并隨時匯報。

              文件收發制度

              1.學校的文件由辦公室負責起草和審核,校長簽字;學校各部門的文件由各部門負責起草,辦公室審核,校長簽發。文件簽發后,送辦公室統一安排打印,打印后起草部門校對,無誤后方能打印、蓋章。
              2.屬于秘密的文件,核稿人應該注明“秘密”字樣,并確定報送范圍,秘密文件按保密規定,有專人印制、報送。
              3.文件統一由辦公室負責發送。發送人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件應由專人按核定的范圍報送。
              4.外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后及時報送。
              5.傳閱文件由辦公室專人負責,對領導指示的文件,辦公室應及時組織傳送和落實。

              學校大事記記載制度

              1. 為便于系統地查考學校在各個歷史階段的發展情況,需要結合日常工作,記載和保存學校各方面大的活動和重要事項的資料,搞好大事記。
              2. 記載的內容:
              (1) 黨支部和學校行政的命令、指示、計劃、決議、措施、會議及教師的任免和調動。
              (2) 工作方面的重要改革和重要措施制定,重要會議活動以及其他重要事項。
              (3) 科研工作的重大進展,發明、創造及教學革新成果。
              (4) 學校較大工程的施工、竣工日期及其他建筑面積和經費使用情況。
              (5) 購置重要教學儀器設備和物資器材及總務工作方面的重大事項。
              (6) 領導組織機構的變動及重要管理制度的改革。
              (7) 參加全省、市級集會、活動(包括業務性集會和活動)。以及參與發表各種聲明等活動。
              (8) 學校參加省、市級表彰大會及獲獎情況。
              (9) 學校教師參加省、市級表彰大會獲獎情況。
              (10)校外單位來校參觀和本校外出參觀的有關事項。
              (11)黨、團、工會的重要活動。
              (12)其它注意事項。
              3.大事記由學校辦公室負責主持,各職能部門每月將本部門工作范圍內的大事記報校辦匯總,集中整理后立卷歸檔。

              公章管理制度

              1.學校公章由學校辦公室作為機密件專人管理,并掌握使用。
              2.以學校名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等,經校長審閱后方可加蓋公章。
              3.學校公章不外借,主管人不在時由校長或書記指定人代管。
              4.凡屬學校重大事項,如:人事調動、職稱晉升、工資調整、發展黨員、辦理畢業證、參軍等,由校長簽字或辦公室主任會同主管領導簽字后,方可蓋章。
              5.以學校名義簽訂的合同、協議書等,經校長審查批準簽字后,方可蓋章。
              6.因公出差、聯系業務、參加會議等經校長批準方可開具證明、介紹信。
              7.校長、書記工作用章(私章)必須經本人同意方可使用。
              8.私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信的,須經校長批準并嚴格履行登記手續。
              9.學生因公需要蓋公章的,如畢業等有關事項,歸口管理。非因公需要蓋公章的,須經班主任和政教處簽名同意后,方可到校辦登記蓋章。

              10.凡私蓋公章或利用公章舞弊者,追究有關人員責任。

              學校文印室工作制度

              1. 凡以學校名義上報下發的文件、報表、工作計劃、總結、請求、報告、簡報、規章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定,以及校領導批準翻印的文件、材料等均屬打印范圍。
              2. 由部門負責擬定、編寫的帶有全局性指導意義的全校性的工作計劃和一個時期全校性的工作安排以及重要專題會議的紀要等,也應安排打印。
              3. 不需上報的各部門的工作計劃,臨時性工作安排,非全校性活動講課提綱,非上報的一般表格,一般技術資料等都不屬打印的范圍。
              4. 凡需打印的文件、資料應將其底稿首頁附上“發文單”,經學校辦公室主任審查同意并經審核修改、統一編號,分管校領導簽發,方能交付打印。
              5. 文印員接稿后,應檢查打、印手續是否完備,如不完備,有權拒絕。
              6. 文印室要建立打、印登記薄,對各種打印材料統一登記。按辦公室安排的前后順序打印,不得任意調整。
              7. 文印員要嚴格遵守保密制度,不得將機密文件向外泄露。與工作無關的人員不得隨意進入文印室。要愛護辦公設備。
              8. 凡事以學校名以上報下發的文件材料,分別由擬稿人負責校對,由校辦打字室負責復印、裝訂,達到自己清楚、版面清潔,裝訂整齊。由學校辦公室負責上報下發。以部門名義下發的學校工作計劃安排、專題會議紀要,有對口部門負責校對、復印、發送。
              9. 教師上課所用資料,需提前三天上報,經教務主任簽字后,到辦公室登記,否則不予復制。
              10.各職能部門需要印刷的資料,定稿后方可交付印刷,否則,造成不必要的浪費由自己負責。

              會務管理制度

              1. 學校辦公室負責承辦學校的辦公室、黨務室、教職工大會及學校領導委托承辦的其他各類會議。
              2. 其他業務性會議,分別由教務處,政教處,總務處,各教研組,各年級等有關科室自己承辦。
              3. 會務組織程序:
              (1) 按會議安排準備好會議室。
              (2) 擬好會議議程。
              (3) 通知到會領導。
              (4) 會議承辦者提前半個小時到達會議室,按時清點人數,即使催情未到者。
              4. 做好會議記錄。
              5. 學校會議室由學校辦公室同意管理和安排使用。同時間召開的會議較多時,學校辦公室做好協調工作。

              檔案保管制度

              1. 學校在工作中形成的文書、數學、會計、教師業務、科技、聲像、人事檔案,由學校檔案室集中統一管理。
              2. 檔案人員進出檔案室隨手落鎖,并經常檢查檔案室門窗和檔案柜,發現不安全因素,要及時采取措施,確保安全完整。
              3. 要保持干燥、清潔和空氣流通,并有防塵、防光、防火、防鼠、防蟲等措施。對卷宗要定期檢查、翻動,清除灰塵,防止案卷腐爛、變質,對損壞的檔案,要及時修補或復制。
              4. 格局實際工作需要,積極編制和編研檢索工具和參考資料,主動為各項工作服務。
              5. 對過去立卷歸檔的檔案,要定期進行鑒定,按保管期限對到期該銷毀的檔案材料,要逐份登記造冊,按銷毀文件的規定進行銷毀。
              6. 實行科學管理。檔案排列整齊美觀、條理分明,編號科學規范,查找方便。
              7. 定期對檔案進行檢查、修復、整理,保持整潔完好。
              8. 檔案的接收和移出都必須手續完備,室藏檔案必須帳物相符。

              檔案借閱制度

              1. 借閱檔案時,首先由借閱人認真填寫借閱檔案登記簿。
              2. 借閱檔案只限于有關內容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
              3. 如因工作需要借出檔案時,要辦理借閱手續,用完后按期歸還,不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制,要經檔案室同意,重要內容須經學校辦公室主任批準。在借閱期間發生一切問題一律由借閱人負責。
              4. 學校檔案主要供本校利用,校外單位或個人需借閱時,應持介紹信。重要內容的材料需經學校辦公室主任批準后,方可閱讀。

              檔案立卷歸檔制度

              1、 歸檔范圍
              (1)、 凡是反映本?;顒拥镁哂斜4鎯r值的材料(包括黨、政、工、團以及人事、保衛、財務、科研、基建等)均屬歸檔范圍。
              (2)、 本校黨、政、工、團各職能部門均為立卷單位。各立卷單位必須指定專人(兼職)負責本部門得立卷工作,各部門領導要加強對立卷工作得領導,將其納入本部門得工作范圍。
              2、 歸檔時間
              (1). 文書檔案一般應在六月底以前立卷歸檔完畢。
              (2). 會計檔案應由財務人員負責整理立卷,暫在本部門保管一年,期滿后向綜合檔案室移交。
              (3). 科技檔案與一項基建工程待完成竣工后,連同批文、圖紙、報告、說明等材料及時整理立卷。
              (4). 教學檔案和教師業務檔案應在每年10月底以前立卷完畢,并經審查合格后移交檔案室。
              (5). 聲像檔案于一次會議,一項活動結束后半個月歸檔。
              3、 歸檔要求
              (1). 各部門檔案必須按規定時間、按要求向綜合檔案室移交。
              (2). 歸檔得文件材料必須收集齊全完整,系統整理,符合案卷質量標準。
              (3). 永久、長期卷內文件材料,凡有圓珠筆、鉛筆復寫的,必須進行復制,連同原件一起立卷歸檔。
              (4). 各種檔案材料必須編制《案卷目錄》、《卷內文件目錄》。
              4、 為了保證案卷質量,綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導,協助各部門做好各類檔案的立卷工作。

              大小會議室管理制度

              1. 學校大、小會議室均由學校辦公室專人負責管理和安排使用。
              2. 如有需要用會議室的部門,必須提前到辦公室登記。
              3. 如有同時使用會議室的部門,由學校辦公室負責協調。
              4. 使用會議室部門,應注意保管好會議室內的物品,如有損壞,由使用部門負責賠償。
              5. 保持會議室衛生,不隨地吐痰、亂扔紙屑、煙頭。
              6. 由使用部門負責做好會議室內的衛生。



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